Les contrôles, un par un
Le fichier lui-même
- Le nom doit suivre la forme
SirenFECAAAAMMJJ, avec la date de clôture de l’exercice. L’outil vérifie aussi la clé du SIREN. - Le séparateur doit être une tabulation ou le caractère « | ». Un CSV au point-virgule, très courant, n’est pas conforme.
- L’encodage autorisé : ASCII, ISO 8859-15 ou UTF-8.
- L’en-tête doit contenir les 18 champs, avec leur nom exact.
CompteAuxNumau lieu deCompAuxNumest une erreur fréquente.
Le format des données
- Dates au format
AAAAMMJJ, sans séparateur. - Montants avec une virgule décimale et sans séparateur de milliers :
15000,00et non15 000,00. - Champs obligatoires renseignés, y compris la référence et la date de pièce, même pour les à-nouveaux.
- Toutes les lignes ont le même nombre de colonnes que l’en-tête (un « | » dans un libellé suffit à tout décaler).
Les écritures
- Équilibre de chaque écriture et du fichier entier.
- Numérotation croissante, chronologique et sans rupture, qu’elle soit globale ou propre à chaque journal.
- Dates dans l’exercice, validation postérieure à la comptabilisation.
- À-nouveaux présents en début d’exercice.
Les points d’attention
Ce ne sont pas des erreurs de format, mais des éléments que l’on regarde systématiquement quand on analyse un FEC : solde de caisse négatif, comptes qui ne suivent pas le plan comptable, écritures datées d’un dimanche ou d’un jour férié, lignes en double, comptes portant plusieurs libellés.
Chacun est détaillé dans le guide les anomalies FEC à corriger, et la méthode complète dans vérifier son FEC avant un contrôle.
Et ensuite ?
Les erreurs de format se corrigent dans le paramétrage de l’export du logiciel comptable, pas en retouchant le fichier à la main : un FEC modifié dans un tableur perd souvent ses zéros, ses dates ou son encodage. Pour les points d’attention, préparez une explication écrite. Le rapport complet des contrôles est inclus dans l’export Excel, onglet « Contrôles ».